Hur stor del av kostnaderna står inköp för?
I privata företag är inköpens andel 70 - 115 % av omsättningen, i serviceföretag 35 - 65 %. Vi har räknat in investeringar i definitionen av inköp, vilket är orsaken till att beloppet kan överstiga omsättningen.
I finländska kommuner utgör upphandlingarna 53 % av beloppet för driftekonomin och nettoinvesteringarna sammanräknade. Detta enligt statistiken över kommunernas ekonomi för år 2007. Personalkostnaderna utgör 42 % i denna statistik.
I samkommuner varierar andelen upphandlingar mellan 20 - 35 % av beloppet för driftekonomin.
Vad ingår i inköp?
Enligt den tyska professorn Fieten ingår följande i företagens inköp:
- materialanskaffningar
- inköp av tjänster
- investeringar
- av personalkostnaderna, försäkringar och frivilliga utgifter
- andra kostnader rörande affärsverksamheten
- finansieringskostnader
Av dessa aktivitetsområden omfattar traditionella materialanskaffningar en allt mindre andel.
I den offentliga sektorn är indelningen något annorlunda:
- materialanskaffningar
- inköp av tjänster
- inköp av kundtjänster
- andra kostnader
- investeringar
- finansieringskostnader
- subventioner när det gäller servicecheckar
Finns det några skillnader i inköpspriser?
Enligt våra utredningar kan det finnas upp till 100 % prisskillnader i inköpspriser – omfattande samma inköpskvantiteter.
Vad ingår i totalkostnaderna för inköp?
I totalkostnaderna för inköp ingår förutom det egentliga anskaffningspriset även:
- kostnader för produktdefinition
- kostnader för val av leverantör
- orderkostnader
- kostnader för leverans - expedition och transport
- kostnader för mottagning
- möjliga kostnader för lagerhållning och intern transport
- kostnader för fakturering och fakturahantering
- klareringskostnader
Vid små inköp stiger kringkostnaderna ofta till en högre summa än själva anskaffningspriset.
Hur skiljer sig inköp av tjänster från materialanskaffningar?
Innehållet i inköp av tjänster är svårare att definiera än materialet vid materialanskaffningar.
I avtal om materialanskaffningar kan man ta hjälp av handelslagstiftningen, men när det gäller inköp av tjänster finns det ingen motsvarande lagstiftning, utan avtalen bör vara mycket mera exakt formulerade.
Till materialanskaffningar hör alltid en mottagning eller transportdokument, vilket kan ses som en kontrollprocess. Vid inköp av tjänster finns ingen sådan kontrollprocess, utan denna bör planeras separat.
Vid inköp av tjänster baserar sig valet av leverantör på leverantören, det vill säga valet är inte produktbaserat.
Vad innebär outsourcing?
Enligt vår definition innebär outsourcing att en viss funktion, som tidigare har skötts själv eller som behövs när verksamheten utvidgas, köps av en extern leverantör.
Vilka aspekter bör beaktas vid outsourcing?
Det är bäst att börja outsourcingen med en outsourcinganalys:
- är målet kostnadsbesparingar
- är målet en förbättrad verksamhet
- är outsourcingen knuten till ett investeringsbehov eller att personalen närmar sig pensionsåldern
Vid outsourcing bör man beakta personalens ställning, MBL-förhandlingarna och personalen som möjligen går över till outsourcingföretaget.
Andra aspekter som bör beaktas hör till inköp av tjänster:
- definition av den tjänst som skall outsourcas
- avtal
- uppföljningsprocess
Vilken nytta kan man uppnå genom utveckling av inköpsverksamhet?
Vid inköp av icke-produkter kan man uppnå:
- en sänkning av anskaffningspriserna med upp till tiotals procent
- även i enkla fall en sänkning med några procent
- en rejält minskad arbetsmängd både hos beställare och vid fakturahantering
Vilken nytta kan man uppnå genom förbättrat inköp av tjänster?
Typiska förbättringar vid inköp av tjänster är:
- att den tjänst som köparen önskar sig och den tjänst som leverantören erbjuder bättre motsvarar varandra
- att kostnaderna för tjänsten bättre kan definieras
- några procents kostnadsbesparingar
- en exakt avtalsmodell, där man betalar för prestationer och inte för resurser