Kuinka suuren kuluerän yhteisön hankinnat muodostavat?

Yksityisissä yrityksissä hankintojen osuus on 70-115 % liikevaihdosta, palveluyrityksissä se vaihtelee 35-65 % välillä. Hankintoihin on laskettu mukaan investoinnit, jolloin summa voi nousta yli liikevaihdon.

Kunnissa hankinnat ovat lähes 55 % käyttötalous + investoinnit –summasta vuoden 2008 kuntataloustilaston mukaan. Henkilöstökulujen osuus jää alle 40 %:n.

Kuntayhtymissä hankinnat vaihtelevat 20-35 % käyttötaloussummasta.

Mitä asioita hankinta sisältää?

Saksalaista professori Fieteniä mukaillen hankintoihin kuuluu yrityksissä:

• materiaalihankinnat
• palveluhankinnat
• investoinnit
• henkilöstökuluista vakuutukset ja vapaaehtoiset kulut
• liiketoiminnan muut kulut
• rahoituskulut

Näistä alueista perinteiset materiaalihankinnat ovat yhä pienempi osuus.

Julkisyhteisöissä jaottelu on hieman toisenlainen:

• materiaalihankinnat
• palveluhankinnat
• asiakaspalveluiden hankinnat
• muut kulut
• investoinnit
• rahoituskulut
• avustukset siltä osin, kun on kyse palveluseteleistä

Onko hankintahinnoissa eroja?

Selvitystemme mukaan hankintahinnoissa voi olla jopa 100 % hintaeroja – samoilla ostomäärillä.

Mitä hankinnan kokonaiskustannukset sisältävät?

Hankinnan kokonaiskustannuksiin kuuluu varsinaisen hankintahinnan lisäksi:

• tuotteen määrittämisen kustannukset
• toimittajavalinnan kustannukset
• tilaamisen kustannukset
• toimittamisen kustannukset – lähettäminen ja kuljetus
• vastaanoton kustannukset
• mahdolliset varastoinnin ja sisäisen kuljetuksen kustannukset
• laskutuksen ja laskunkäsittelyn kustannukset
• maksamisen kustannukset
• hankinnan oheiskustannukset ovat pienissä hankinnoissa usein suuremmat kuin hankintahinta.

Miten palvelujen hankinnat eroavat materiaalihankinnoista?

Palveluhankinnan sisältö on vaikeammin määriteltävissä kuin materiaalien hankinnoissa. Materiaalihankinnoissa voidaan sopimuksissa turvautua kauppalakiin, jota palveluhankinnoissa ei sovelleta. Sopimusten pitää olla huomattavasti tarkempia kuin tavaroita hankittaessa.

Materiaalihankintoihin liittyy myös tavaran vastaanotto tai lähete, mikä muodostaa tarkastusprosessin. Palveluhankinnoissa ei ole vastaavaa tarkastusprosessia, vaan se suunnitellaan jokaiselle palvelulle erikseen.

Toimittajavalinta tapahtuu toimittajakohtaisesti, ei tuotepohjaisesti

Mitä ulkoistaminen tarkoittaa?

Olemme määritelleet sanan ulkoistaminen siten, että tiettyä toimintoa on itse tehty aikaisemmin tai toiminta laajenee, jolloin lisätarpeet hankitaan ulkoiselta tuottajalta.

Minkälaisia asioita ulkoistamisessa pitää ottaa huomioon?

Ulkoistaminen kannattaa aloittaa ulkoistamisanalyysillä, jossa selvitetään perustarpeet ja tavoitteet:

• tavoitellaanko kustannussäästöjä
• tavoitellaanko parempaa toimintaa
• liittyykö ulkoistaminen investointitarpeeseen tai henkilökunnan eläkkeelle siirtymiseen

Ulkoistamisessa pitää ottaa huomioon henkilöstön asema, yt-neuvottelut ja mahdolliset henkilöstösiirrot.

Määrittely, sopimustekniikka ja seurantaprosessit on otettava huomioon palvelujen hankinnoissa.

Minkälaista hyötyä hankintatoimen kehittämisellä voidaan saavuttaa?

Ei-tuotannollisissa hankinnoissa voidaan saavuttaa jopa kymmenien prosenttien alennuksia ja muissa hankinnoissa useiden prosenttien säästöt. Lisäksi työmäärä vähenee merkittävästi niin tilaajilla kuin laskunkäsittelyssäkin.

Minkälaisia hyötyjä voidaan saavuttaa palveluhankinnoissa?

Palveluhankintojen parannuksia ovat yleensä ostajan ja toimittajan tarjoaman palvelun synkronointi niin, että ne kohtaavat paremmin toisensa. Näin palvelun kustannuksia saadaan kohdennettua paremmin, mikä voi jo tuoda muutaman prosentin kustannussäästöjä.

Suosittelemme myös täsmällistä sopimusmallia, jossa maksetaan suoritteista eikä resursseista.