: Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyyntö on koko hankinnan onnistumisen ja lopputuloksen kannalta prosessin tärkein dokumentti. Paitsi, että siinä määritellään se, mitä toimittajalta saadaan, myös tuotteen tai palvelun laatu, sillä vaikutetaan saavutettavaan hintatasoon, mahdolliseen asian käsittelyyn markkinaoikeudessa, markkinoiden toimivuuteen ja moneen muuhunkin asiaan.

Hyvässä tarjouspyynnössä tulisi ottaa huomioon ainakin seuraavat näkökulmat

  • Asiakasnäkökulma: miten hankinta täyttää asiakkaan tarpeen? Tässä on hyvä huomata, että monilla hankinnoilla on useita eri rooleissa toimivia asiakkaita, joiden tarpeet voivat olla keskenään ristiriitaisia: tlaaja-asiakas, maksaja-asiakas, käyttäjäasiakas. 
  • Taloudellinen näkökulma: miten edullisesti hankinta voidaan suorittaa? Otetaanko huomioon vain maksettava hinta, vai tarkastellaanko hankittuun tavaraan tai palveluun liittyviä kustannuksia koko elinkaaren aikana?
  • Juridinen näkökulma voidaan jakaa kahteen osaan
    1. Miten tarjouspyyntö ja laajemmin koko kilpailutusprosessi täyttää hankintalainsäädännön määräykset?
    2. Miten tarjouspyynnössä otetaan huomioon hankintasopimus ja sen seuranta koko sopimuksen voimassaoloajan? Varsinkin monivuotisissa palveluhankinnoissa tarjouspyynnön liitteenä oleva sopimusmalli on tulevaisuuden kannalta keskeinen asiakirja.
  • Strateginen näkökulma: miten tarjouspyynnöllä varmistetaan, että hankinta tukee esimerkiksi kunnan ylimmän luottamushenkilö- ja viranhaltijajohdon määrittelemiä strategioita?
  • Yhteiskunnallinen näkökulma. Tässä punnitaan hankinnan vaikutusta esimerkiksi elinkeinopolitiikkaan, markkinoiden toimivuuteen, henkilöstön asemaan, veronmaksajan ja kuntalaisen asemaan ja ympäristökysymyksiin.